Uno de los rituales claves de nuestro equipo es la reunión semanal.

Aquí es donde se conectan objetivos trimestrales con las tareas de la semana.

A lo largo de 5 años, hemos probado varios formatos y nuestra versión actual incluye 9 partes.

La clave de esta reunión es ser estrictamente riguroso con los tiempos.

Para eso utilizamos Butter, una nueva app que es muy superior a Meet o Zoom para facilitar reuniones y que te recomendamos probar.

Lo bueno de Butter es que tiene una agenda integrada que permite medir cada bloque de tiempo fácilmente, entre muchos otros features que te comento en el video.

Parte 1: ¿Qué hiciste el finde? (5 min)

Comenzamos la reunión con una pregunta simple pero efectiva: ¿qué hiciste el finde?

Cada miembro del equipo comparte algo que hizo para desconectar.

Este momento no solo relaja el ambiente, sino que también nos permite conocer mejor los intereses y hobbies de cada uno.

Parte 2: Pregunta rompe hielo (5 min)

Luego, respondemos a una pregunta rompe hielo.

Cada semana le toca definir la pregunta a una persona distinta.

Algunos ejemplos de preguntas pasadas incluyen:

• ¿Dónde te ves en 10 años?

• ¿Qué te genera la IA?

• ¿Qué cosa siempre has querido hacer pero aún no te has animado?

Este segmento nos ayuda a conocernos más y crea una atmósfera de confianza.

Parte 3: Buenas noticias (5 min)

En esta sección, cada miembro del equipo comparte una buena noticia personal y otra laboral de la semana anterior.

Es una oportunidad para celebrar éxitos y comenzar la reunión con una dosis de energía positiva.

Parte 4: Destacado clientes y leads (5 min)

Aquí se comenta feedback constructivo recibido de clientes y objeciones de leads.

Esto garantiza que todos, incluidos los equipos de Back Office, estén alineados con la experiencia del cliente.

Parte 5: Revisión de OKRs (15 min)

Compartimos pantalla para mostrar Tability, el software que utilizamos para OKRs.

Revisamos rápidamente los OKRs del trimestre y nos enfocamos en los KRs que están en rojo (off-track) o amarillo (en riesgo).

Leemos el check-in que el responsable del KR realizó antes de la reunión.

Parte 6: Revisión del Calendario de la Semana (2 min)

Repasamos los workshops programados con clientes y las acciones de marketing en un calendario simple en Mural.

Utilizamos post-its para que todos tengan en mente los eventos importantes de la semana.

Parte 7: Break (5 min)

Tomamos un breve descanso de 5 minutos para refrescarnos antes de continuar con la segunda mitad, más táctica, de la reunión.

Parte 8: Brainstorming de iniciativas (40 min)

Este es el corazón de la reunión.

Discutimos iniciativas para mover los KRs que están en riesgo u off-track, definimos las prioridades de la semana y asignamos tareas específicas.

Es un espacio dedicado a priorizar la semana. Con esto nos aseguramos que las tareas estarán enfocadas en los KRs en riesgo.

Parte 9: Standup (5 min)

Por último, una vez definidas las prioridades, cada miembro del equipo realiza un breve standup para indicar en qué se enfocará durante la semana.

Esto asegura claridad y responsabilidad en cada tarea asignada.

Cierre de la reunión y evaluación

Terminamos calificando la reunión del 1 al 10.

Si alguien da una puntuación menor a 8, se discuten posibles mejoras metodológicas para futuras reuniones.

Esta reunión semanal es vital para nuestro equipo y es una de las piezas claves del sistema de gestión que implementamos para nuestros clientes.

Nos permite alinear las prioridades de la semana con los OKRs trimestrales, especialmente aquellos que vienen mal.

De esta forma todos colaboramos y planificamos las tareas enfocándonos en lo que realmente importa: conseguir resultados.

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