7 sept 2024
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Las reuniones en muchas empresas son largas, improductivas y sin un objetivo claro.
Los asistentes llegan sin preparación, las conversaciones se desvían y al final, nadie recuerda qué se decidió.
Esta situación es demasiado común y le cuesta millones a las empresas cada año.
El "Aha Moment" de Amazon
Jeff Bezos se dio cuenta de que necesitaban un enfoque totalmente diferente para las reuniones.
En 2004, envió un correo a su equipo senior introduciendo los memos, que se convertirían en el nuevo estándar para presentar ideas y en Amazon.
Los Dos Tipos de Memos de Amazon
Amazon utiliza principalmente dos tipos de documentos para compartir ideas:
El 1-pager (Una página):
Da una visión general de alto nivel de un producto, servicio o negocio.
Incluye propósito (resumen ejecutivo), antecedentes, oportunidad y próximos pasos
El 6-pager (Seis páginas o menos)
Explica en detalle un proyecto o plan
Presenta resultados consolidados de un análisis profundo
Recomienda soluciones a problemas operativos
Desarrolla el 1-pager incluyendo más detalles, comparación de pros y contras, y alternativas
El memo de 6 páginas es un documento narrativo que aborda el tema de la reunión en profundidad. En una reciente entrevista con Lex Fridman, Bezos explicó:
"Mi reunión ideal comienza con un documento claro. El documento debe estar escrito con tal precisión que es como si los ángeles cantaran. Prefiero un documento bien hecho y una reunión desordenada."
La estructura típica de un memo incluye:
Introducción
Objetivos
Principios
Estado actual (o estado del negocio)
Lecciones aprendidas
Estrategia (o prioridades estratégicas)
Tipos de Reuniones que Utilizan Memos
Amazon emplea la metodología de los memos de 6 páginas principalmente en reuniones críticas que requieren un análisis profundo y toma de decisiones estratégicas.
Algunos tipos de reuniones donde se usa esta práctica son:
Revisión de nuevos productos o iniciativas
Planificación estratégica
Evaluación de resultados
Resolución de problemas complejos
Reuniones del equipo ejecutivo
El Proceso Único de las Reuniones de Amazon
Bezos describió el proceso de las reuniones en Amazon durante el podcast de Lex Fridman:
"En una reunión típica, empezamos con un memo narrativamente estructurado de 6 páginas y lo estudiamos. Durante 30 minutos, nos sentamos en silencio y leemos, tomamos notas en los márgenes, y luego discutimos."
Este enfoque asegura que todos los participantes estén alineados y puedan tener una conversación más productiva.
¿Por Qué No PowerPoint?
Bezos es conocido por su aversión a las presentaciones de PowerPoint.
En la entrevista, explicó:
"PowerPoint es una herramienta de ventas. Internamente, lo último que quieres hacer es vender. Estás buscando la verdad. PowerPoint es fácil para el autor pero difícil para la audiencia. Un memo es lo opuesto."
El Costo Real de las Reuniones Ineficientes
Pensemos en el costo: una reunión de una hora con 10 ejecutivos que ganan en promedio $X por hora cuesta 10 x $X a la empresa.
Si esa reunión es improductiva, es dinero tirado a la basura.
En contraste, la preparación de un memo puede llevar más tiempo, pero resulta en una reunión más corta y efectiva, ahorrando tiempo y dinero a largo plazo.
La IA como Aliada en la Redacción de Memos
Con la llegada de la IA, la creación de memos se ha vuelto aún más eficiente.
Puedes tener una conversación detallada con ChatGPT (con audios o escribiendo) sobre el tema de tu reunión y luego pedirle que genere un memo estructurado basado en tus conclusiones.
Al final le diríamos algo como:
"Ahora, resume mis conclusiones y decisiones sobre toda la conversación y genera un Memo siguiendo la metodología de Amazon."
Nosotros preferimos Perplexity.ai que permite cambiar de modelos de IA fácilmente (incluidos los modelos de Open AI).
Al momento de escribir este artículo, Claude Sonnet 3.5 funciona muy bien para esto.
ChatGPT es la opción conocida y que genera buenos resultados también.
Una Reflexión Final
Bezos resume la importancia de este enfoque en el podcast:
"No puedes ocultar mucho pensamiento descuidado detrás de viñetas... obliga al autor a estar en su mejor momento."
Reimaginar nuestras reuniones no es solo una cuestión de eficiencia, sino de respeto por el tiempo y las ideas de cada participante.
Te invitamos a generar tu primer Memo para tu próxima reunión estratégica con IA y observa cómo cambia la dinámica de tu equipo.
En la Accelerator, nos dedicamos a reinventar la forma en que los equipos tienen sus reuniones, porque creemos que una buena reunión puede ser el catalizador de grandes ideas y decisiones estratégicas.
Te dejamos el Podcast por aquí.
