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14 sept 2024
Para un líder de ingeniería, la planificación estratégica es un desafío constante.
Y cuando se trata de Objetivos y Resultados Clave (OKRs), encontrar el equilibrio adecuado puede ser aún más complicado.
Este es el problema que obsesionó a Oliver Heckmann durante años.
Oliver no es nuevo en el mundo de los OKRs. Antes de unirse a Coda (Director de Ingeniería), pasó 14 años en Google como Vicepresidente de Ingeniería, donde fue testigo de la evolución y los desafíos de la implementación de OKRs a gran escala.
En Google, la planificación anual podía llevar hasta medio año, un proceso que Oliver consideraba demasiado largo y poco eficiente.
Coda es una plataforma todo en uno que combina la flexibilidad de los documentos, la estructura de las hojas de cálculo y el poder de las aplicaciones. Y Oliver, con su experiencia en Google y ahora en Coda, ha perfeccionado un enfoque único para la planificación de OKRs.
Veamos qué nos puede enseñar.
El problema con la planificación tradicional de OKRs
Muchas empresas dedican semanas, incluso meses, a la planificación de OKRs.
Pero este enfoque tiene serios inconvenientes:
Consume demasiado tiempo valioso que podría dedicarse a la ejecución.
Crea un "vacío de planificación" donde la ejecución del plan actual se descuida.
Puede llevar a planes demasiado detallados que rápidamente quedan obsoletos.
La regla de oro de Oliver: 10% de planificación, 90% de ejecución
La solución de Oliver es sorprendentemente simple: no dediques más del 10% de tu tiempo a la planificación.
Si el trimestre tiene 12 semanas, dedicar poco más de una semana sería más que suficiente. Y anualmente equivaldría a un mes.
Esto puede parecer radical, pero tiene sentido cuando lo analizas:
Fomenta el enfoque: Al comprimir el tiempo de planificación, los equipos se concentran más intensamente en el proceso.
Prioriza la ejecución: Reconoce que incluso el mejor plan no vale nada sin una buena ejecución.
Promueve la flexibilidad: Permite ajustar los planes con más frecuencia basándose en nueva información.
Esta regla del 10% es un cambio drástico respecto a lo que Oliver experimentó en Google, donde la planificación podía consumir hasta el 25-30% del tiempo.
Cómo implementar la regla del 10%
Para hacer realidad esta regla, Oliver sugiere tres áreas clave de mejora:
Aumenta el enfoque: Concentra toda tu atención en la planificación durante un período corto e intenso.
Mejora las herramientas: Utiliza plataformas como Tability o el mismo Coda que integran planificación y ejecución.
Optimiza el proceso: Adopta un enfoque de planificación en forma de M que incluya reflexión, orientación de arriba hacia abajo, planificación de abajo hacia arriba e integración.
La planificación en forma de M
Oliver introduce el concepto de planificación en forma de M, un proceso que aprendió y refinó durante su tiempo en Google:
Reflexión sobre el período anterior.
Orientación de arriba hacia abajo.
Planificación de abajo hacia arriba.
Fase de integración.
Este enfoque equilibra la visión estratégica de la dirección con las ideas y la experiencia de los equipos en el terreno.
Otros consejos valiosos
Oliver no se detiene en la regla del 10%.
Aquí hay otros consejos clave:
Personaliza tu proceso: No copies ciegamente los OKRs de otras empresas. Adapta el proceso a tus necesidades específicas.
Integra planificación y ejecución: Mantén tus OKRs cerca de tu entorno de trabajo diario.
Designa responsables claros: Asigna un individuo directamente responsable (DRI) para cada OKR.
Centraliza la información: Crea un "hub" central para tu equipo que integre todas las fuentes de datos relevantes.
El poder de las herramientas adecuadas
Una parte crucial del enfoque de Oliver es utilizar las herramientas correctas.
En Coda, por ejemplo, los equipos pueden integrar sus OKRs directamente en sus documentos de trabajo diario, cerrando la brecha entre planificación y ejecución (ellos usan Coda obviamente).
Esta integración es algo que Oliver echaba de menos en Google, donde a menudo los OKRs vivían en sistemas separados de las herramientas de trabajo diario.
Con Coda, Oliver ha podido crear un sistema donde la planificación y la ejecución coexisten de manera fluida.
Nosotros en Master Me Up utilizamos Tability con su integración a ClickUp lo que nos permite conectar tareas con KR’s.
La importancia de la flexibilidad
Oliver enfatiza que la flexibilidad es clave en la planificación de OKRs.
Durante su tiempo en Google, observó que los planes demasiado rígidos a menudo fracasaban cuando las circunstancias cambiaban.
En Coda, promueve un enfoque más ágil, donde los equipos pueden ajustar sus planes basándose en nueva información sin tener que esperar al próximo ciclo de planificación.
Al final, el mensaje de Oliver es claro: la planificación es importante, pero la ejecución lo es aún más.
Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puedes lograr un equilibrio que impulse el éxito de tu equipo y tu organización.
Su experiencia en Google le mostró los desafíos de una planificación excesiva, y en Coda, ha podido implementar un sistema que prioriza la acción sobre la planificación prolongada.
Les dejamos la charla completa de Oliver para profundizar:
