Introducción 

Tecnom es una empresa de software especializada en la industria automotriz que desarrolla software para ventas, marketing, CRM y otras aplicaciones para concesionarias de autos.

A raíz de la pandemia, la empresa experimentó un crecimiento repentino, pasando de 15 a 40 empleados, lo que generó desafíos en la gestión y la alineación del equipo.

Rafael Villalba, Co-founder y COO de Tecnom, buscó una solución para volver a recuperar control y cercanía con su equipo, lo que llevó a la implementación de OKR’s (Objectives and Key Results) en la empresa.

Rápidamente, investigaron por sus medios, y adquirieron algunos conceptos e ideas generales de cómo funcionaba la metodología hasta dar con Master Me Up.

Desafíos y problemas

Antes de la implementación de OKRs, Tecnom enfrentaba problemas en la gestión de la empresa debido al rápido crecimiento y la necesidad de armar un equipo preciso y alineado.

Crecer es la fantasía de toda empresa, pero cuándo finalmente sucede, el orden y seguimiento de la operación comienza a pender de un hilo, y con eso la tranquilidad de sus directivos, que hasta ese momento podían seguir lo que pasa en el día a día. Hasta que, de repente, ya no pueden hacerlo.

Para que siga funcionando, debes armar un equipo muy preciso y alineado. Para un C-Level es prácticamente imposible seguir la operación a medida que se complejiza, no hay más opción que confiarla a personas que puedan hacerlo con autonomía.

Dentro de ese marco de complejidad operativa, solo sigues siendo útil a la empresa desde la estrategia y dirección.

Además, hasta antes de comenzar la ruta de OKRs, gran parte del día a día en Tecnom eran reuniones presenciales (pre-pandemia). 

Por otro lado, se aproximaba una transición hacia una modalidad de trabajo remoto en la que hubieran experimentado muchas complicaciones de no tener un método de fijación de objetivos que impacte positivamente en mejorar el foco, la alineación, compromiso y agilidad de su equipo.

El Antes

Desde 2017 empezaron a sentir fricción en la gestión de la empresa y comenzaron a buscar una solución.

Antes planificaban con un roadmap de mediano plazo, a 6 meses o 1 año.

Eran un equipo pequeño, este proceso era bastante artesanal, no había una metodología definida ni formal, en efecto iba presentando variantes por cada período. Pero la gestión se hacía en la diaria y había mucho contacto tanto con el cliente cómo también internamente.
 
Para su sorpresa, entre la pandemia y el crecimiento, esa misma dinámica fue cada vez más difícil de sostener sin recurrir a un cambio. El contexto les exigió pasar a otro nivel.

¿Cómo fue el proceso?

Al principio, la metodología resultó fácil de entender conceptualmente, pero solo lograron dominarla a través de la puesta en práctica.

Todo se trató de optimizar gradualmente el diseño de la estructura de sus equipos, el enfoque de cada uno y como colaboran entre sí para contribuir a los objetivos de la organización.

Primera sesión de Kick-off con OKR's en Tecnom

Es un proceso de redescubrimiento de tu propia empresa.

"Encuentras que hay equipos que tienen objetivos repetitivos trimestre a trimestre, y otros que cambian abruptamente de un Q a otro".

Lo positivo de haberse encaminado a la adopción de la metodología, es que con una empresa tan dinámica como Tecnom, descubrieron que los OKR iban evolucionando junto a ellos y la coyuntura a la que se enfrentaban.

La metodología también se va adaptando y refinando a la par, para poder seguir brindando los mismos resultados.

Al principio también quisieron probar experimentos, haciendo iteraciones de la definición de objetivos mensualmente. 

¿El resultado? Se la pasaban definiendo objetivos todo el día: No sirvió.

No fue inmediato, sino un proceso iterativo.

Antes de Master Me Up, investigaron por su cuenta y adquirieron un cierto nivel de conocimientos desde lo conceptual, pero lo llevaron a la práctica con el entrenamiento proporcionado.

"Luego con el tiempo fuimos optimizando".

"Requirió mucha voluntad nuestra, en un tamaño de un equipo mediano, es distinto de uno más pequeño donde es más fácil ponerse de acuerdo".

La cuestión cultural es la parte más crítica. Para que todo funcione al final del día y puedas ver un lindo, simple y comunicable tablero de seguimiento, es necesario adoptar hábitos, repetir ceremonias y optimizar procesos.

Un clásico mapa de objetivos en OKRs en la herramienta Tability

 Impacto de OKRs en Tecnom

La implementación de OKR’s en Tecnom llevó a mejoras en la gestión y la alineación de los equipos, así como una mayor eficiencia en la realización de objetivos y la optimización de resultados.

La empresa pasó de reuniones presenciales a una transición hacia la metodología de OKR’s, lo que permitió una adaptación rápida al trabajo remoto.

Hoy es parte del norte de cada equipo.

Cuando todavía no has implementado OKRs, hay preguntas que no puedes responder fácilmente a nuevos integrantes:

• ¿Para qué hacen esto?

• ¿Sobré que están trabajando y por qué?

• ¿Cómo venimos con esta iniciativa?

"Hoy todo se explica desde OKRs, todo se explica desde nuestros objetivos, y todo tiene un porqué". 

"Al principio cuándo todavía estás acostumbrándote a la metodología, algunos pívots de equipo pueden ser tan dinámicos que se escapan de lo que comprende tu estrategia y se desencuadran de tus objetivos".

"Ahora no sucede más, salvo casos muy eventuales y eso es un alivio de alguna forma porque mejora la comunicación, es más fácil para nosotros hacer explícito los continuos cambios de norte de la compañía y alinear rápidamente a la empresa".

La sensación de control sobre la dirección de tu empresa es el cambio más notorio.

Dentro del nuevo espacio de definición estratégica que OKR’s permitió a Tecnom, encontraron los mecanismos para:

• Gestionar la alineación.

• Reconocer y pedir ayuda en casos con KR que tengas poca confianza.

• Analizar si cada equipo pudo funcionar con suficiente autonomía.

• Corregir direcciones, atacar bloqueos y cambiar iniciativas con más anticipación.

"Cuando comenzamos a operar con OKRs, el foco y la alineación de nuestros equipos mejoró mucho, pero no fue inmediato sino un proceso iterativo".

Hoy en día, ya tienen una metodología muy definida y consolidada.
 
Con definición de objetivos trimestrales, y reuniones de check-ins mensuales. En paralelo, usan planillas que comparten el avance de cada equipo y se van actualizando con mayor frecuencia.
 
Unos días antes de sus sesiones de retrospectiva, cada equipo graba un video con una presentación sobre sus objetivos, resultados y hacen un deep-dive sobre ellos.

Hay que encontrar el mejor mecanismo para aprovechar al máximo la agenda de las reuniones.

"No hay una única forma de implementar la metodología".

Una típica sesión de retrospectiva

Objetivos que antes no alcanzamos, ahora son posibles.

Había muchos objetivos aspiracionales, que parecían imposibles.

"Por ejemplo el proceso de onboarding, al principio tardábamos muchísimo en implementar nuestra solución a un cliente, pero con el tiempo fuimos mejorando pieza a pieza de nuestro producto y ahora lo hacemos con muchos clientes por semana".

El hecho de tener métricas y de fijarlas como metas fue fundamental para mantener un hilo conductor y el foco.

"Tener trazabilidad de cómo cada pieza que sumaban nos ayudaba a reducir quizás en un 5% el tiempo de implementación, otra pieza un 50% y así…"

Con cada iteración vas encontrando tracción y relación entre las iniciativas y los resultados clave que consigues, pero algo que ha resultado vital para Tecnom fue reconocer la delgada línea entre un objetivo ambicioso pero motivante y objetivos imposibles y desmotivantes.

Aprendizajes más importantes

Durante el proceso de alinear tu empresa es dónde más descubres que tan desalineada está.

En el caso de Rafael y su equipo, no solo fueron cuestiones de iniciativas, sino también cuestiones metodológicas.

Con OKRs de a poco te sumerges en la heterogeneidad de tu organización y entiendes el problema de alineación y los acuerdos que les faltan para alcanzar su punto de eficiencia más óptimo.

Sobre la herramienta de seguimiento

"Algo a reconocer es que al principio todos creen que la herramienta de seguimiento es lo fundamental, y se le presta mucha importancia, pero con el tiempo te das cuenta que no es tan fundamental".

Por el contrario, lo más relevante para Tecnom fue pulir al máximo la habilidad de elegir objetivos y la forma de medirlos, como también estar en los detalles para mejorar la alineación de los equipos y la comunicación.

No querer ser demasiado ambicioso y querer medir todo. En su lugar, saber atacar el punto más crítico.

"En equipos pequeños recomiendo mantener un esquema de objetivos simple y en compañias más grandes aconsejo que inviertan mucho tiempo, más del que creen necesario, en tener definiciones claras".

Para empresas medianas y grandes, poner foco en encontrar embajadores OKR, aquellas personas que más entusiasmo tienen con la metodología, o que ya vienen con experiencias práctica previa, es clave porque son tus caballitos de batalla para resolver el punto más crítico: la fricción cultural.

"Eso si no cuentas con personas como ustedes, que tienen mucho background y los pueden ayudar a acortar camino, especialmente para empresas medianas y grandes, el retorno de la inversión se paga solo, se traduce en mucho tiempo y dinero ahorrado".

Conclusiones

La implementación de OKRs en Tecnom permitió superar los desafíos en la gestión y la alineación de los equipos, así como mejorar su eficiencia en la realización de objetivos y la optimización de resultados.

La experiencia con Master Me Up fue crucial para la implementación exitosa de la metodología de OKR’s porque los ayudaron a resolver desafíos con los que se hubieran encontrado sin previo aviso como:

Mantener el foco limitando el número de objetivos y resultados clave.

Es muy difícil romper con la cultura de la entropía organizacional y mantenerse disciplinados acerca de solo medir lo que realmente importa.

Establecer el nivel de ambición preciso.

Los suficientes para exigir al equipo superarse a sí mismo, pero que no sean imposibles. Si cumplen con el 100% de sus KR, han sido demasiado fáciles. Toma varios intentos de prueba y error encontrar el punto justo.

Asegurar el alineamiento a través de todos los equipos.

Esto se puede sentir como un sube y baja constante, hay equipos que durante las primeras iteraciones que un mes están alineados y al otro no. Volver a llevarlos al eje es una intervención quirúrgica en cada check-in y diversas ceremonias que no hay que dejar pasar.

Superar la resistencia hacia los OKR.

Es el punto más crítico, implementar un sistema que llega hasta las raíces de una organización puede enfrentarse al escepticismo y resistencia, incluso si hay buenas intenciones al mismo tiempo.

Que recomienda y enfatiza Master Me Up en estos casos:

1) Tu equipo estará preocupado por el trabajo extra y el miedo a fallar. Es natural. En lugar de ignorarlo, habla abiertamente de estas dos sensaciones, tomar más consciencia sobre ellas los ayudará a superarlas.

2) Muestra como los OKR beneficiaria a cada manager en la priorización de tareas, tiempo y desarrollase profesionalmente.

3) Empieza pequeño. No pretendas salir con todo listo en un mes. Comienza con un programa piloto primero y reúne feedback e información antes de expandirlo a toda la compañía. Podemos ayudarte a hacerlo con nuestro curso en vivo.

4) Comunica los beneficios. Comparte casos de uso como este o historias de éxito señalando las ventajas a través del proceso iterativo de construirlos.

5) Enfatiza el aprendizaje. Posiciona los OKR como una herramienta de aprendizaje constante, y no como un sistema rígido.

6) Incorpora feedback. Reúne continuamente inputs de tu equipo e inclusive equipos externos acerca de cómo los OKR están progresando y que puede mejorarse. Mantente abierto a hacer cambios.