Una de las ‘trampas’ de los OKR (Objectives and Key Results) es su ‘parecido’ con los KPIs (Key Performance Indicators), y uno de los errores más comunes a la hora de implementarlos es confundirlos. Por eso en este post te contamos lo que necesitas saber para poder diferenciarlos.

¿Cómo funcionan los OKR?

Supongamos que vives en España y quieres viajar a Bali. Ese sería tu objetivo. Pero no tienes vuelos directos, tienes que hacer al menos una escala, y decides volar por Dubái y Singapur. Estas escalas serían tus key results. Ahora sólo tienes que sacar tu pasaje, tomar el primer vuelo, etc. Estas serían tus tareas.

Podemos decir que en OKR, un objetivo te dice dónde quieres ir, un key result  cómo medirás que estás en camino y una tarea qué tienes que hacer para llegar.

Entonces:

1 ¿Dónde quieres ir? Esto te da tu objetivo.
2 ¿Cómo llegarás (cómo lo vas a medir)? Esto te da tus key results.
3 ¿Qué tienes que hacer para llegar? Esto te da tus tareas.

También podemos decir que los objetivos son el QUE: qué quieres conseguir. Expresan una meta, marcan el camino. Los key results son el COMO: cómo sabrás si lo consigues. Expresan resultados, se pueden medir y si los alcanzas, habrás llegado a tu meta.

Veamos un ejemplo:

Supongamos que quieres generar leads, y para hacerlo armas una estrategia de contenidos. Luego te propones el siguiente objetivo:

O: Lanzamiento exitoso de la estrategia de contenidos.

En este caso, decides con tu equipo que tus KR deberían ser:

KR1 - 50 downloads de cada episodio del podcast.
KR2 - 50 social shares de cada post publicado.
KR3 - 100 views de cada post publicado.

Como puedes ver, los OKR son un puente entre los objetivos y la realidad. Si tienes una meta, necesitas OKR para llegar.

Veamos ahora un ejemplo real de Master Me Up

Además los OKR son una manera ágil de comunicar los objetivos a toda la empresa, de forma que tus colaboradores puedan ver cómo contribuyen, y tus equipos puedan alinearse para trabajar de manera más efectiva.

¿Qué hay de los KPIs?

Los KPIs son una forma de medir una actividad o proceso. Existen diferentes tipos de KPIs, y su elección depende de diferentes factores, como el tipo de industria o área de la empresa en que nos encontremos.

Veamos algunos ejemplos:

Supongamos que formamos parte del área de ventas de una compañía de servicios SB (subscription-based). En este caso, nuestro KPI podría ser:

KPI: Tasa de conversión.

Ahora supongamos que formamos parte del área de soporte técnico de una compañía de SaaS. En este caso, nuestro KPI podría ser:

KPI: Tiempo promedio de respuesta.

Pero si estuviéramos al frente de una compañía de content marketing, necesitaríamos un KPI como este:

KPI: volumen de tráfico web.

Como vemos, los KPIs miden procesos o actividades ya existentes. Pueden ayudarte a identificar un problema, pero no a resolverlo. Pueden indicarte donde estás, pero no pueden llevarte mas allá.

OKR vs KPIs

Podemos decir que los KPIs sirven para medir el éxito de un proceso o actividad y los OKR para poner en marcha este proceso actividad.

De hecho, un KPI que quieres mejorar puede ser un punto de partida para definir un nuevo OKR.

Dicho en otras palabras, los KPIs son las métricas que defines para medir tu negocio actual, el business as usual. En cambio los OKR son el medio para alcanzar tus objetivos, el futuro de tu organización.

Veamos un nuevo ejemplo:

Supongamos que para medir el éxito del área de ventas, el CEO de una empresa utiliza el siguiente KPI:

KPI: Facturación.

Y que su objetivo es:

O: Facturar 1.0 MM €.

¿Qué pasa con este objetivo?

No es una métrica sostenible en el tiempo:

¿Qué pasa si para llegar a ese KPI, por ejemplo, la empresa baja el nivel del customer service? ¿Qué pasa si en el próximo trimestre las ventas caen?

En cambio, si defines un OKR como: ser rentables con clientes felices, puedes incluir  el KPI de facturación, y también otros que aseguren la sostenibilidad del negocio a largo plazo.

Veamos otro ejemplo:

Supongamos que para medir el éxito de tu equipo de atención al cliente, usas el siguiente KPI:

KPI: Tiempo promedio de respuesta.

Este KPI te indica que el tiempo promedio de respuesta actual es de 50 minutos, pero acuerdas con tu equipo que debería ser de 30 minutos o menos, por lo que defines el siguiente objetivo:

O: Mejorar el servicio de atención al cliente.

¿Pero cómo mides este objetivo? Necesitas un key result, que en este caso podría ser:

KR1: Tiempo promedio de respuesta menor a 30 minutos.

Ahora: ¿Qué harás para disminuir este tiempo? ¿Contratarás más personal, simplificarás el proceso? Estas serán tus tareas.

Como puedes ver, los OKR y los KPIs van de la mano. Un KPI puede indicarte que tienes un problema, pero para solucionarlo necesitarás OKR.

Reflexión final

En Master Me Up a veces usamos un concepto de Henrik-Jan van der Pol: los KPIs son como el tablero de un automóvil: te indican a qué velocidad vas y cuánto combustible tienes. Los OKR son como un GPS: te llevan a dónde quieres ir.

Y es por esto que los necesitas a los dos. Si sólo atiendes a tus KPIs ¿Cómo sabrás a dónde te diriges, o cuánto te falta para llegar? Y si sólo atiendes a tus OKR ¿Cómo sabrás si tienes lo que necesitas para hacerlo?

En otras palabras: OKR y KPI se complementan. Los KPIs te ayudan a monitorear tus actividades, a identificar problemas y áreas que tienes que mejorar. Los OKR te ayudan a resolver estos problemas, y a mirar al futuro para alcanzar las metas que te propones.