5 dic 2018
10
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¿Podrías mencionar las 3 prioridades de la empresa en la que trabajas?¿Pasas el día corriendo detrás de las tareas y los planes no se cumplen?
Dejame contarte una historia con información de soporte.
El 90% de las empresas fallan en su ejecución. Si, tienen el producto o servicio adecuado, el mercado correcto pero ... fallan.
Para ejecutar, primero necesitamos saber QUÉ queremos lograr y CÓMO lo vamos a lograr.
Asi de simple.
Puedes tener grandes ideas o planes, pero si no tienes un sistema para ejecutarlo, con seguridad no llegues a destino.
Por ejemplo, en el 2015 formaba parte de PAEZ, una empresa con 70 colaboradores. Yo pensaba que teníamos un plan y que lo ejecutábamos correctamente, pero para gerenciar solo contábamos con un presupuesto anual y algunos KPIs que hacían de brújula.
En Febrero de ese año, nuestro fabricante en Asia nos informó que no iba a poder fabricar y entregar todas las unidades ya vendidas, comprometiendo seriamente la viabilidad del negocio a corto y mediano plazo. Por supuesto, fallaron muchas cosas; pero no haber tenido un sistema para medir el progreso de los objetivos de forma regular y sistemática fue sin duda una de las más importantes.
"Hay tantas personas trabajando tan duro y logrando tan poco" - Andy Grove
Un poco de historia
En 1970, Andy Grove –ex CEO de Intel- inventó OKR, un método muy simple no sólo para evaluar el progreso de una estrategia, sino también para impulsar la transformación de toda una empresa.
Hoy, ese sistema se vuelve cada vez más popular en Silicon Valley gracias a un libro de John Doerr, Measure what matters.
Pero empresas como Google lo pusieron en práctica desde sus inicios, cuando eran startups de solo 25 empleados. Y lo hicieron porque este método no sólo funciona en empresas de 1.000 empleados, sino que tiene más valor todavía en empresas pequeñas, donde se requiere más foco y alineación que en cualquier otra. En otras palabras, OKR puede ser un survival kit.
¿Qué son los OKR?
OKR es el acrónimo de Objetives & Key Results (objetivos y resultados clave).
Los OKR sirven para definir las estrategias y objetivos de una organización durante un período de tiempo específico.
Al final de este período (trimestre por default), proporcionan una referencia para evaluar cómo se ejecutaron los objetivos planteados.
Además, son una manera ágil de comunicar la estrategia a toda la empresa, de modo que los colaboradores puedan ver cómo contribuyen al objetivo general, y los equipos puedan alinearse para trabajar de manera más efectiva.
Los objetivos son el QUÉ —> Qué tenemos que lograr.
Son cualitativos.
Marcan el rumbo.
Expresan metas e intenciones.
Son ambiciosos pero realistas.
Los Key Results son el CÓMO —> Cómo vamos a medir los objetivos.
Son los resultados e hitos medibles.
Tienen un número o son binarios (hecho o no hecho).
Describen resultados, no tareas.
Si se alcanzan, ayudan a cumplir el objetivo.
Veamos un ejemplo. Supongamos que somos una cadena de restoranes y desde hace tiempo trabajamos para abrir una nueva sucursal. Nos planteamos el siguiente objetivo:
Objetivo: Apertura exitosa del nuevo restorán
¿Pero cómo medimos el éxito? ¿Cómo sabemos si estamos haciendo bien nuestro trabajo? OKR es una herramienta que te ayuda a responder estas preguntas. Definiendo los key results correctamente estamos valorando cuantitativamente un objetivo que antes no podíamos medir.
Objetivo: Apertura exitosa del nuevo restorán
KR1 - 65% de ocupación en el primer mes
KR2 - Ser publicados en 5 medios especializados de gastronomía
KR3 - 80% de recomendaciones positivas de clientes
Como vemos en el ejemplo, los Key Results NO son tareas. Las tareas se desprenden de cada key result.
Entonces:
1) ¿Hacia dónde queremos ir? La respuesta a esta pregunta nos da el objetivo.
2) ¿Cuales son los resultados que necesitamos alcanzar para llegar al objetivo? Esto nos da los key results.
3) ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar esos resultados? Esto nos da la tarea (to-do).
Veamos otro ejemplo. Acá los OKRs no nos llevan a ningún lado, son más bien tareas.
Objetivo: Abrir el restorán
KR1 - Contratar 2 cocineros
KR2 - Terminar la capacitación de los nuevos camareros
KR3 - Facturar $20.000 USD
Cuando definimos los objetivos y resultados clave, tenemos que pensar en resultados (outcomes), no en tareas (outputs). Los resultados miden el impacto de lo que hacemos, las tareas simplemente especifican esto que hacemos.
Al mismo tiempo, aplicar un valor numérico a los objetivos significa:
Que comunicamos lo que es importante para la empresa.
Que definimos objetivos fáciles de entender con criterios de éxito numéricos o binarios.
Que comenzamos a medir en función de NUESTROS objetivos.
OKR Manifiesto
1. Menos es más: Elige entre 3 y 5 OKR para tu empresa o equipo (también puedes hacerlo a nivel individual). Es importante saber en qué nos vamos a enfocar. Limitarnos a 3-5 OKR nos obliga a definir lo que realmente hay que medir. Por otro lado, un objetivo no debe tener más de 5 key results.
2. Establece objetivos de abajo hacia arriba: Para promover el compromiso de toda la organización, cada equipo o individuo debería definir la mitad de sus OKR, en colaboración con su manager o líder.
3. Horizontalidad: los OKR son públicos, un contrato de cooperación dentro de la organización para acordar prioridades y decidir cómo medirlas. Aun cuando los objetivos ya hayan sido definidos, los key results pueden continuar sujetos a debate.
4. Mantente flexible: revisa tus OKR cada trimestre. Y si dejan de resultar prácticos o relevantes, puedes descartarlos o cambiarlos.
5. Sé paciente y resolutivo: Todo proceso requiere de prueba y error. Ten en cuenta que adoptar una cultura eficiente de OKR puede llevarte entre 4 o 5 ciclos trimestrales.
¿Cuáles son las ventajas de los OKR?
En primer lugar, fomentan el pensamiento focalizado. Cada decisión empresarial se toma con una pregunta en mente: ¿Cómo nos acerca esto a nuestro objetivo?
En segundo lugar, establecen estándares para medir el progreso. Como todo se basa en datos cuantificables o resultados binarios, puedes medir con precisión a dónde has llegado y cuánto te queda, de forma tangible y exacta.
Además, el hecho de que sean públicos mejora la transparencia y hace que la comunicación sea más eficaz, ya que todos los equipos conocen los objetivos de los demás. En un sistema de OKR, el pasante puede saber hasta los objetivos del CEO; todos en la organización están en una misma hoja.
OKR vs KPIs
KPI (Key Performance Indicator) es una forma de medir el desempeño de un proceso o actividad en particular. Hay muchos tipos de KPIs, y elegir los correctos depende de la industria en que nos encontremos y la madurez de la organización.
Algunos ejemplos de KPIs:
En Ventas: LTV (Lifetime Value)
En Marketing: Tasa de conversión
En Soporte: Tickets por mes
¿Cuál es la diferencia?
Supongamos que tu organización utiliza 2 KPIs para hacer seguimiento en el departamento de atención al cliente:
1. NPS – Net Promoter Score
2. Tiempo promedio de respuesta – Average Reply Time
Y que el objetivo es:
Objetivo: Mejorar la atención al cliente
En este caso, los KR deberían ser:
KR1 : Superar Net Promoter Score (NPS) por encima de 8.0
KR2 : Disminuir el tiempo promedio de respuesta por cliente a 15 horas.
Entonces: los KPIs son como el tablero de un automóvil, son constantes, te mantienen dentro del límite de velocidad y te avisan si te estás quedando sin combustible. Los OKR son como el GPS, te llevan a donde quieres ir.
"No hay nada más motivador para un empleado que ver el progreso en su trabajo" - Daniel Pink
¿Por qué necesitas OKR?
OKR es un sistema para cambiar la forma en que defines los objetivos de tu empresa.
Las otras metodologías ágiles (scrum, kanban) sólo han cambiado la forma en que trabajamos a nivel operativo; a nivel estratégico, seguimos definiendo objetivos como hace 50 años: de forma anual, sin revisiones frecuentes, de arriba hacia abajo y enfocados en tareas en vez de resultados.
Y en un mundo que cambia cada vez más rápido, lo que necesitamos es un método ágil para definir objetivos.
¿Cómo los implementas?
Fijar los OKR es un proceso largo. Supone analizar tu compañía o departamento y tener conversaciones difíciles sobre qué dirección seguir.
Lo ideal es tener una reunión con pocos invitados, donde estén presentes los stakeholders principales. Unos días antes, es necesario preguntarle a los equipos o empleados cuál es la línea de trabajo en la que se debería poner el foco.
Pregúntate:
¿Cuál es tu Objetivo?
¿Cuáles son tus Key Results?
¿Cuáles son tus proyectos y tareas para cada Key Result?
¿Qué herramienta puedes utilizar para implementarlo?
Existen muchas herramientas SaaS para facilitar la gestión de OKR. Las empresas con menos de 10 colaboradores pueden comenzar con un template en Google Sheets.
En cambio, para organizaciones acostumbradas a utilizar herramientas ágiles, recomendamos probar con Koan.
Ventajas de Koan vs otras SaaS
Pricing: ideal para empresas pequeñas o startups que quieren comenzar con OKR.
UX: luego de probar muchas, pensamos que es la más intuitiva y user friendly de todas.
Features: incorpora feedback dentro de los checkins semanales.
Integraciones: si bien no se puede hacer checkins dentro de Slack, se puede configurar un reminder dentro de la herramienta.
Reflexión final
En Master Me Up a veces decimos: “OKR es una herramienta para que todos puedan entender hacia dónde va la empresa”.
OKR es un método y una filosofía. Lo importante es que los líderes entiendan el valor de la planificación y su impacto en la ejecución. Las empresas exitosas se sientan durante horas a discutir ideas e iniciativas con sus ejecutivos, y lo hacen porque saben que un día adicional de planificación es la mejor inversión para ejecutar objetivos correctamente.
Fuentes:
