Cómo ejecutar un workshop de OKR
Cómo ejecutar un workshop de OKR

En este post te contamos todo lo que necesitas saber para ejecutar un workshop de OKR.

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Tomás Pando
Co-fundador de Master Me Up
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lunes, agosto 24, 2020

La forma tradicional de definir objetivos veía al CEO como una persona que sabía todo y podía tomar todas las decisiones. 

Pero esos días se terminaron. 

Hoy sabemos que las personas más cerca de la pelota tienen conocimientos únicos sobre lo que sucede, sea dentro o fuera de la empresa.

La pregunta es ¿Cómo usamos ese conocimiento?

Una forma de hacerlo son los workshops, y en este post te contamos todo lo que necesitas saber para ejecutarlos.

¿Por qué un workshop de OKR?

Como sabes, OKR ayuda a todos los miembros del equipo a decidir cada día en qué poner foco, en qué ocupar su tiempo. 

Y el tiempo es el recurso más limitado que tenemos, por lo que debemos asegurarnos de gastarlo en las cosas correctas. 

Acá, la efectividad vale más que la eficiencia. Y por eso, todos deben entender qué es lo que importa. Un workshop es la mejor forma de hacerlo.

Cómo organizar un workshop de OKR

Los workshops de OKR se hacen antes de comenzar un nuevo trimestre, cuando los equipos comienzan a preguntarse cuáles son las próximas prioridades. 

A continuación, te contamos cómo organizarlos paso a paso:

  1. Una semana antes del workshop, invita a todos a proponer de 1 a 3 objetivos para el próximo trimestre.
  2. En el workshop, pon cada objetivo en una nota adhesiva o en una pizarra (puedes ordenarlos por equipos o áreas).
  3. Trata de responder por qué cada uno es importante o urgente.  Esto te ayudará a decidir si realmente son una prioridad para el próximo trimestre. 
  4. Después del debate, pídeles a todos que voten por 1 o 2 objetivos.
  5. Una vez que tengas los objetivos, invita a todos a proponer métricas o KPIs para medir esos objetivos.
  6. Anota todas las métricas. Luego pídeles a todos que voten.
  7. Una vez que tengas esas métricas, transfórmalas en Resultados claves, acordando números específicos para cada KR.
  8. Designa a los responsables de cada objetivo. 

Workshops con nuestra comunidad en Mural

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¿Por qué comenzar por los objetivos? 

Para acordar los OKR del próximo trimestre, el primer paso es identificar los objetivos o problemas correctos.

Y para eso, necesitas las opiniones de todos. Esta es la razón por la que cada miembro del equipo debe tener la oportunidad de decir lo que cree que es importante (además, cuanto más participen, mayor será el sentido de responsabilidad). 

¿Por qué necesitas designar responsables? 

Una vez que comience el trimestre, necesitarás que alguien revise el progreso de cada OKR. Y ese es el trabajo del responsable.   

Recuerda que en OKR tu trabajo es actuar como coach, es decir, ayudar a los miembros de tu equipo / subordinados directos a conseguir sus objetivos).

¿Cómo proponer objetivos? 

Estas recomendaciones te ayudarán a proponer los objetivos correctos:

1. Mira la misión y visión de la compañía

Los objetivos deben impulsar a la organización hacia adelante. Deben acercarla a la visión/misión. 

Por eso, cuando definas tus objetivos, piensa en las áreas que pueden tener más impacto en esa misión/visión y centra tus objetivos en esas áreas.

2. Mira tus KPIs

Si tus KPIs muestran áreas con problemas, pregúntate cómo puedes resolverlos, y centra tus objetivos en esas soluciones. 

3. Asegúrate de que sean realistas

Los objetivos deben ser inspiradores, pero también deben tener un impacto real y ser alcanzables dentro en el trimestre. La razón es que si las personas no creen que sus objetivos son realistas, no se comprometerán.

4. Chequea que estén alineados.

Por otro lado, una de las cosas que diferencian a OKR de la forma tradicional de definir objetivos es que en OKR los objetivos se definen de abajo hacia arriba.

Pero que se definan de abajo hacia arriba no quiere decir que los equipos deban definir sus OKR solos. La empresa tiene una misión, una visión y una estrategia; y es importante que los objetivos del trimestre estén alineados a esas metas.

Cómo Iúnigo ejecuta sus workshops

Check-list para objetivos:

Una vez que tengas tus objetivos, responde estas preguntas:

1 ¿Marcan una dirección?

Un buen objetivo nos dice a dónde debemos ir, da una dirección. Pero además, saca a la empresa del ‘status quo’, la impulsa hacia adelante. Y esa es la razón por la que ‘aumentar los ingresos’ es un objetivo y ‘vender nuestros productos’ no.

2 ¿Están alineados?

La idea de OKR es que todos los esfuerzos de la organización estén alineados con la misión y la visión de la empresa. Y por eso, una vez que tengas tu objetivo, pregúntate: ¿Me acerca a la misión/visión? ¿Cómo?

3 ¿Puedes alcanzarlos en el trimestre?

Si consigues tu objetivo en menos de 1 mes, es probable que te estés poniendo objetivos demaciado fáciles. Pero si no lo consigues al final del tercer mes, es probable que tus objetivos sean poco realistas. 

4 ¿Son menos de 3? 

Si no puedes definir menos de 3 objetivos, es posible que tengas problemas de foco, o que los objetivos no sean los correctos (no tengan impacto). Acá, menos es más

5 ¿Son fáciles de entender/recordar?

Los objetivos deben estar presentes cada vez que alguien toma una decisión. Y por eso, deben ser fáciles de recordar. 

Una forma de hacerlo es usar palabras simples. Evita los términos técnicos y mantén las descripciones lo más cortas posible.

6 ¿Son inspiradores?

Intenta escribir tus objetivos con palabras que inspiren, como: exitoso, increíble, mejor, etc.  Deja los números para los resultados claves. 

Check-list para Resultados claves:

Una vez que tengan los objetivos, es hora de ponerse de acuerdo sobre los resultados claves. Y como sabes, esos KRs deben indicar si se están acercando al objetivo o no. Pero también deben indicar si las iniciativas en las que están trabajando son las correctas. Y por eso, después de definirlos, responde estas preguntas:

1 ¿Son medibles?

Para ser medible, un resultado clave debe tener un número. Esto hace que puedas hacer un seguimiento del progreso. Por ejemplo, si tu Resultado clave es ‘vender libros’, será imposible ver cómo estás progresando. Pero si es ‘vender 1.000 libros’ y hasta ahora has vendido 700, estás al 70% de tu objetivo.

2 ¿Te acercan al objetivo?

Un Resultado clave es algo que tiene que suceder para que te acerques a tu objetivo. Por eso, cada vez que definas uno, debes preguntarte: ¿Si consigo estos resultados, llegaré al objetivo?

Recuerda: un objetivo nos dice a dónde ir, los resultados clave nos dicen cómo vamos a saber si llegamos.

3 ¿Son ambiciosos?

Un resultado clave que no te haga sentir un poco incómodo no es lo suficientemente ambicioso. 

Y un KR ambicioso desbloquea el pensamiento creativo y desafía a las personas a probar cosas nuevas. 

Pero tampoco quieres desanimar al equipo, así que mantelos realistas (recuerda que debes poder alcanzarlos al final del trimestre).

Check-list para iniciativas:

Por último, cuando tengas tus iniciativas, responde estas preguntas:

1 ¿Son específicas?

El responsable de una iniciativa debe saber qué hacer. Por lo tanto, deben ser acciones específicas, como: escribir, llamar, etc.

2 ¿Dependen solo de ti?

Una iniciativa debe ser algo que puedes hacer solo, sin depender de otros. Por eso, una vez que las tengas, pregúntate: ¿Necesito a otros para poder hacerlo?

¿Qué herramientas utilizar?

Mural: una de nuestras herramientas favoritas en Master Me Up.

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Miro: otra gran herramienta para facilitar online workshops y promover la colaboración entre los equipos.

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Tomás Pando
Co-Fundador de Master Me Up
Emprendedor con 14 años de experiencia liderando equipos distribuidos. Mentor especializado en OKR luego de haber acompañado a más de 150 empresas en sus procesos de adopción.
tomas pando

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