Cómo trabajamos en Master Me Up

En este post, te mostramos como planificar y gestionar proyectos a distancia con Click Up y Notion.

Lucas Sánchez

· 5 minutos de lectura

En uno de los últimos workshops de nuestro programa de implementación y gestión de equipos remotos, decidimos ‘abrir las puertas de casa’, y mostrar cómo trabajamos en Master Me Up y Acadevor.

Para eso, hablamos con Lucas, co-fundador de las dos startups y el ‘early adopter’ detrás de todas las apps y ‘hacks’ para simplificar procesos y gestionar tareas en el equipo.

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Y si te lo perdiste, en el post te contamos lo que aprendimos.

1 Revisión

‘Hasta el 2018, en Acadevor yo estaba detrás de todo, trabajaba muchísimo. Pero en 2018 y 2019 fundamos Arquido y Master Me Up, dos academias nuevas. Pasamos de ser 4 a ser 12 personas, con la contra de que el equipo estaba distribuido entre España y Latam. Y en ese momento empecé a pensar más en procesos para simplificar el trabajo operativo.

Yo ya había leído Remote (soy fan de Basecamp), y el año pasado leí It doesn’t have to be crazy at work. Y una idea que me quedó de ese libro es que tu compañía es un producto. Porque ponemos mucho foco en mejorar nuestros productos y servicios, pero no tanto en mejorar la forma en que trabajamos. Otra idea es que las oficinas tienen dos ‘males’: por un lado, las interrupciones; y por otro, los deadlines poco realistas y las urgencias que no son urgentes.

Entonces empezamos a probar cosas, por ejemplo trabajar en ‘sprints’. Primero probamos sprints de 2 semanas, luego de 3, y ahora estamos trabajando con sprints de 4. Y hay una semana que dedicamos a revisar el sprint y a planificar en el gestor de tareas que usamos.’

‘Ponemos mucho foco en mejorar nuestros productos y servicios, pero no tanto en mejorar la forma en que trabajamos’.

2 Planning

‘Un ‘aha moment’ fue que tenía que armar equipos comunes a las 3 academias. Y ahora somos 5 equipos; y en vez de tener reuniones generales, tenemos 2 reuniones de 2 horas por equipo cada 4 semanas: una de review y otra de planning, para decidir cómo va a ser el sprint.

Esto funcionó bien, y tener una semana de planning nos ayudó a enfocarnos en las otras 3. Esa semana es un poco solo de reuniones, pero las demás son de foco y de trabajo asincrónico.

Otra idea que implementamos este año, que también saqué del libro, es que todos tengamos un Calendly, para que si necesito a hablar con alguien, pueda ver su tiempo libre y agendar un call. Esto además hace que todos puedan decidir en qué hora del día quiere tener calls. Y tratamos de no programar calls para el mismo día, así todos pueden organizarse.

La única reunión fija que tenemos se llama BRAOA (Bebida, Revisión, Aprendizaje, Orgullo, Ayuda). La hacemos todos los lunes, es como una estándar-meeting en la que todos tomamos algo, hacemos una revisión de la semana anterior (qué se hizo, qué se trabó), compartimos un error (y un aprendizaje), algo que hicimos bien y algo en lo que necesitamos ayuda.

También tratamos de revisar mensajes y notificaciones una vez por día. Yo esto lo hago en la mañana, para que el equipo de Latam tenga las respuestas cuando se levante. Para esto usamos Station, una app gratuita que se puede conectar con Slack, Gmail, etc, para responder todo más rápido. Y después, para urgencias, usamos Telegram, que es lo único que no desconecto después de cerrar Station.’

‘Las oficinas tienen dos males: por un lado, las interrupciones; y por otro, los deadlines poco realistas y las ‘urgencias’ que no son urgentes’.

3 Gestión

‘ClickUp es como nuestra oficina virtual. Todo lo que tiene que ver con trabajos (updates, links, etc) está documentado ahí. Y si tenemos que comunicar algo, o lo escribimos o lo comunicamos por Loom. Loom es una app para crear videos cortos, que nos ahorran un montón de reuniones. Tratamos de evitar estas reuniones al máximo. Por eso, si podemos enviar un video, lo hacemos, porque además trabajamos en diferentes zonas horarias.

ClickUp además está integrada a EverHour, una app para trackear tiempo. Una de las razones por las que trackeamos tiempo es para saber cuánto tiempo nos lleva una tarea. Y después, para documentar procesos, usamos Notion y Coda.

Otra cosa que hacemos es tratar de no trabajar con deadlines. A menos que algo sea urgente, tratamos de que ese deadline lo ponga el encargado de la tarea. La idea es que cada uno se auto-gestiona y organice su sprint.

Y después, para documentar procesos, usamos Notion y Coda.’

Qué aprendimos en este workshop:

  • Tu compañía es un producto.
  • Planificar lleva tiempo, pero nos ayuda a trabajar con más foco.
  • Debemos tener cuidado con las ‘urgencias’ y los deadlines.

Recursos y apps:

  • Remote (libro) https://basecamp.com/books/remote
  • It Doesn’t Have to Be Crazy at Work (libro) https://basecamp.com/books/calm
  • ClickUp (gestión de tareas)
  • EverHour (time-tracking)
  • MURAL (brainstorming)
  • Notion (documentación)
  • Coda (procesos, bases de datos)
  • Power BI (reportes)
  • Dropler (capturas de pantalla, anotaciones)
  • Slack (comunicación asincrónica)
  • Loom (videos cortos)
  • Station (gestión de mensajes)
  • Calendly (agenda de reuniones)

Posted 6h ago